Уважаемые пользователи, просим вас не печатать статьи и инструкции по использованию сервисов ВГТУ. Материалы постоянно изменяются и дополняются, поэтому бумажные версии очень быстро потеряют свою актуальность.
Как пользоваться рабочей почтой?: различия между версиями
Mkorzhova (обсуждение | вклад) |
Mkorzhova (обсуждение | вклад) |
||
| Строка 1: | Строка 1: | ||
Эта инструкция для облегчения рабочего процесса. Для устранения тонны писем без темы, с несохраненной историей, под легкомысленностью сотрудников которые отправляют важные задачи в месседжеры вместо почты, и потому эти задачи, документы и пр. данные теряются. | Эта инструкция для облегчения рабочего процесса. Для устранения тонны писем без темы, с несохраненной историей, под легкомысленностью сотрудников которые отправляют важные задачи в месседжеры вместо почты, и потому эти задачи, документы и пр. данные теряются. | ||
| + | 3. Ваши письма, очень часто копируются полностью или частично простым действием Ctrl+C Ctrl +V и пересылаются как команда действия дальше по цепочке. Например, вы описываете какие-то правки к тексту//сайту. Пишите по делу, что не нравится и что править. Чтобы человек мог спокойно скопировать и отправить сотруднику - исполнителю на правки. | ||
| − | + | Всегда пишите рабочие письма грамотно: новое предложение с большой буквы; абзац с новой строчки; всё с запятыми и точками на конце. С вопросительными знаками, если вы спрашиваете. | |
| − | + | 4. Никаких WhatsApp,Telegram, Viber и прочего чтобы обмениваться сообщениями по рабочим вопросам, ссылками на Google Документы, Документами. | |
| − | + | Никакого также Skype ! Skype для созвонов. Все рабочие вопросы, отчёты и статусы по проектам - ТОЛЬКО ПОЧТА!!!! | |
| − | + | Желательно не писать длинные письма. Длинное письмо - первый признак, что вы сами не знаете, чего хотите, что у вас в голове перепутаны все мысли. Лучше писать кратко и по делу. | |
| − | + | Как не терять письма? Очень просто не терять - заполняйте все поля грамотно, как описано выше. Пользуйтесь функцией поиска. И не оставляйте письмо как прочитанное, пока вы не сделаете по нему всё, что должны сделать. Пусть висит в непрочитанных, пока ни решите, вопрос. | |
| − | + | Никогда не пересылайте вложения другому человеку, не скачав и не просмотрев их! Я уверяю вас, у этого могут быть фатальные последствия!!! Что угодно может быть, если вы, не посмотрев, перешлёте вложенный файлик. Всегда открывайте файлики, даже если там информация, которая вроде как вас не касается, а вы чисто передаточное звено. Всегда! | |
| − | + | Отвечайте на все письма в течение суток. Всё очень быстрое вокруг. Через сутки ваш ответ никому может быть уже не нужен. Через двое - тем более. Если есть какие-то тяжелые, сложные вопросы - они очень быстро консервируются и становятся нерешаемыми, письма тонут под слоями новых писем. | |
| − | + | Не заканчивайте переписку по нерешенному вопросу, всегда дожимайте переписку. | |
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
Версия 13:39, 14 февраля 2023
Эта инструкция для облегчения рабочего процесса. Для устранения тонны писем без темы, с несохраненной историей, под легкомысленностью сотрудников которые отправляют важные задачи в месседжеры вместо почты, и потому эти задачи, документы и пр. данные теряются.
3. Ваши письма, очень часто копируются полностью или частично простым действием Ctrl+C Ctrl +V и пересылаются как команда действия дальше по цепочке. Например, вы описываете какие-то правки к тексту//сайту. Пишите по делу, что не нравится и что править. Чтобы человек мог спокойно скопировать и отправить сотруднику - исполнителю на правки.
Всегда пишите рабочие письма грамотно: новое предложение с большой буквы; абзац с новой строчки; всё с запятыми и точками на конце. С вопросительными знаками, если вы спрашиваете.
4. Никаких WhatsApp,Telegram, Viber и прочего чтобы обмениваться сообщениями по рабочим вопросам, ссылками на Google Документы, Документами.
Никакого также Skype ! Skype для созвонов. Все рабочие вопросы, отчёты и статусы по проектам - ТОЛЬКО ПОЧТА!!!!
Желательно не писать длинные письма. Длинное письмо - первый признак, что вы сами не знаете, чего хотите, что у вас в голове перепутаны все мысли. Лучше писать кратко и по делу.
Как не терять письма? Очень просто не терять - заполняйте все поля грамотно, как описано выше. Пользуйтесь функцией поиска. И не оставляйте письмо как прочитанное, пока вы не сделаете по нему всё, что должны сделать. Пусть висит в непрочитанных, пока ни решите, вопрос.
Никогда не пересылайте вложения другому человеку, не скачав и не просмотрев их! Я уверяю вас, у этого могут быть фатальные последствия!!! Что угодно может быть, если вы, не посмотрев, перешлёте вложенный файлик. Всегда открывайте файлики, даже если там информация, которая вроде как вас не касается, а вы чисто передаточное звено. Всегда!
Отвечайте на все письма в течение суток. Всё очень быстрое вокруг. Через сутки ваш ответ никому может быть уже не нужен. Через двое - тем более. Если есть какие-то тяжелые, сложные вопросы - они очень быстро консервируются и становятся нерешаемыми, письма тонут под слоями новых писем.
Не заканчивайте переписку по нерешенному вопросу, всегда дожимайте переписку.