Как пользоваться рабочей почтой?

Эта инструкция для облегчения рабочего процесса. Для устранения тонны писем без темы, с несохраненной историей, важные задачи которые отправляют в месседжеры вместо почты, и потому эти задачи, документы и пр. данные теряются.

Аутентификация пользователя (вход в почту)

1. Ищем на рабочем столе ярлык "Сервисы ВГТУ" (рисунок 1) либо переходим по ссылке.

Рисунок 1

2. Если вы перешли по ссылке, то вы переходите к 4 шагу (рисунок 3).

3. Если нажали на ярлык "Сервисы ВГТУ", то далее выбираем "Почта ВГТУ" (рисунок 2).

Рисунок 2

4. Вводим имя пользователя и нажимаем "Далее" (рисунок 3).

Рисунок 3

5. Вводим пароль, если вы за своим рабочем компьютером, то можете нажать галочку "Запомнить меня", чтобы не вводить каждый раз логин и пароль и нажимаем "Войти"(рисунок 4).

Рисунок 4

Правила

1. Для ведения рабочей переписки не стоит использовать мессенджеры WhatsApp,Telegram, Viber и прочие. Всю рабочую переписку рекомендуется вести с использованием корпоративной почты и корпоративного чата chat.cchgeu.ru.
2. При составлении писем в электронной почте учитывайте, что электронные сообщения имеют юридическую силу, могут быть использованы во внутренних расследованиях и судебных разбирательствах. Будьте осторожны в своих выражениях!
3. Рекомендуется заполнять письма снизу вверх!
   1. Прикрепите вложения. Рекомендуется использовать для вложений файлы в формате .doc или .xls. Как правило, на всех рабочих местах установлен офисный пакет, позволяющий работать с файлами такого формата.
   2. После прикрепления вложения, напишите само письмо и проверьте его за собой.
      • Всегда пишите рабочие письма грамотно: новое предложение с большой буквы; абзац с новой строчки; всё с запятыми и точками на конце. С вопросительными знаками, если вы спрашиваете.
      • Учитывайте, что ваше письмо может быть перенаправлено как команда к действию дальше по цепочке. Пишите по делу, что не нравится и что нужно сделать, чтобы при перенаправлении исполнителю было понятно, что необходимо сделать.
   3. Заполните тему письма. Тему письма пишите понятно и фактографично. В теме должны быть ключевые слова, по которым легко найти ваше письмо по поиску. По теме должно быть понятно, о чем идет речь в письме (без размещения полного текста письма в поле Тема).
   4. После прикрепления файлов, написания письма и заполнения темы, заполните адрес получателя и отправьте письмо.
      • Если вы сначала заполните адрес получателя, а потом всё остальное, то велика вероятность, что вы случайно отправите письмо до завершения заполнения темы или текста письма.
      • Если вам необходимо, чтобы письмо получили несколько человек, укажите адрес главного получателя по этому вопросу в  поле Кому, а остальных в поле Копия.
      • Если вам пришло письмо, где в копии несколько адресатов, пользуйтесь кнопкой Ответить всем. Так все заинтересованные в вопросе лица, будут в курсе текущего состояния вопроса.
   5. Грамотное заполнение всех полей позволит вам самим впоследствии легко находить ранее отправленные письма.