Как пользоваться рабочей почтой?

Эта инструкция для облегчения рабочего процесса. Для устранения тонны писем без темы, с несохраненной историей, под легкомысленностью сотрудников которые отправляют важные задачи в месседжеры вместо почты, и потому эти задачи, документы и пр. данные теряются.

3. Ваши письма, очень часто копируются полностью или частично простым действием Ctrl+C Ctrl +V и пересылаются как команда действия дальше по цепочке. Например, вы описываете какие-то правки к тексту//сайту. Пишите по делу, что не нравится и что править. Чтобы человек мог спокойно скопировать и отправить сотруднику - исполнителю на правки.

Всегда пишите рабочие письма грамотно: новое предложение с большой буквы; абзац с новой строчки; всё с запятыми и точками на конце. С вопросительными знаками, если вы спрашиваете.

4. Никаких WhatsApp,Telegram, Viber и прочего чтобы обмениваться сообщениями по рабочим вопросам, ссылками на Google Документы, Документами.

Никакого также Skype ! Skype для созвонов. Все рабочие вопросы, отчёты и статусы по проектам - ТОЛЬКО ПОЧТА!!!!

Желательно не писать длинные письма. Длинное письмо - первый признак, что вы сами не знаете, чего хотите, что у вас в голове перепутаны все мысли. Лучше писать кратко и по делу.

Как не терять письма? Очень просто не терять - заполняйте все поля грамотно, как описано выше. Пользуйтесь функцией поиска. И не оставляйте письмо как прочитанное, пока вы не сделаете по нему всё, что должны сделать. Пусть висит в непрочитанных, пока ни решите, вопрос.

Никогда не пересылайте вложения другому человеку, не скачав и не просмотрев их! Я уверяю вас, у этого могут быть фатальные последствия!!! Что угодно может быть, если вы, не посмотрев, перешлёте вложенный файлик. Всегда открывайте файлики, даже если там информация, которая вроде как вас не касается, а вы чисто передаточное звено. Всегда!

Отвечайте на все письма в течение суток. Всё очень быстрое вокруг. Через сутки ваш ответ никому может быть уже не нужен. Через двое - тем более. Если есть какие-то тяжелые, сложные вопросы - они очень быстро консервируются и становятся нерешаемыми, письма тонут под слоями новых писем.

Не заканчивайте переписку по нерешенному вопросу, всегда дожимайте переписку.