Как пользоваться рабочей почтой?

Эта инструкция для облегчения рабочего процесса. Для устранения тонны писем без темы, с несохраненной историей, под легкомысленностью сотрудников которые отправляют важные задачи в месседжеры вместо почты, и потому эти задачи, документы и пр. данные теряются.

Правила

1. Переписки в интернете, в почте в том числе - в любой момент может быть, она может быть отнесена к нотариусу и иметь юридическую силу, она может использоваться потом при внутренних расследованиях. Поэтому необходимо быть осторожным в своих выражениях!

2. Заполняем письмо снизу вверх.

Сначала вы прикрепляете свой файл. Свой файл назовите латиницей и сохраните в формате типа .doc или .xls которые у всех железно откроются, отобразятся и смогут быть отредактированы и пересохранены, если надо. Если вы не прикрепите свой файл в первую очередь, вы с 50% вероятностью забудете его прикрепить.

После вложения вы пишете само письмо и проверяете его за собой.

Потом вы заполняете тему письма.

Тему письма пишите, понятно и фактографично. В теме должны быть ключевые слова, по которым легко найти ваше письмо по поиску. А главное — вы, вы сами сможете его найти.

Тема письма должна обязательно давать понимание: что это? Задача? Форс-мажор, который надо срочно решать? Заявка на оплату? Документы? Оперативное согласование? Согласование в обычном режиме? Но при этом не надо оставлять в разделе Тема одно это слово. Типа: Срочное. Или: Договор. Или: Вопрос. Или: Сотрудничество. Такие темы длинной в одно слово, ничего не значащие. Такие письма теряются в почте на раз и никогда не находятся.

И только когда вы закачали файл , написали что положено в теле, заполнили раздел Тема, вы вставляете адрес получателя и отправляете.

Если же вы сначала вставляете адрес получателя, а потом всё остальное, то от вас направо и налево летят обрывочные письма, письма с незавершенной мыслью, письма не с теми людьми в копии, письма без вложений и так далее.

Если вам надо, чтобы письмо получили несколько человек, вы вставляете главного для вас человека по этому вопросу в Кому, а остальных в Копию.

Если вам пришло письмо, где в копии несколько адресатов, пользуйтесь кнопкой Ответить всем, потому что когда в копии много людей - непонятно, кто в итоге сделает дело, но лучше держать в копии всех.

По поводу истории переписки. Запомните : один рабочий вопрос = одна тема тема письма - и в ней идёт вся переписка по этому поводу, все обмены документами.

Но с другой стороны рабочая почта - это не чат, где можно завести одну тему, одно письмо и писать в этом письме и документы, и медиапланы, и счета, и новости, и фотографии.

Один рабочий вопрос = одно письмо, и в этом письме все данные по вопросу. Сохраняем всех участников переписки, пользуясь кнопкой Ответить всем, сохраняем историю переписки.

3. Ваши письма, очень часто копируются полностью или частично простым действием Ctrl+C Ctrl +V и пересылаются как команда действия дальше по цепочке. Например, вы описываете какие-то правки к тексту//сайту. Пишите по делу, что не нравится и что править. Чтобы человек мог спокойно скопировать и отправить сотруднику - исполнителю на правки.

Всегда пишите рабочие письма грамотно: новое предложение с большой буквы; абзац с новой строчки; всё с запятыми и точками на конце. С вопросительными знаками, если вы спрашиваете.

4. Никаких WhatsApp,Telegram, Viber и прочего чтобы обмениваться сообщениями по рабочим вопросам, ссылками на Google Документы, Документами.

Никакого также Skype! Skype для звонков. Все рабочие вопросы, отчёты и статусы по проектам - ТОЛЬКО ПОЧТА!!!!

Желательно не писать длинные письма. Длинное письмо - первый признак, что вы сами не знаете, чего хотите, что у вас в голове перепутаны все мысли. Лучше писать кратко и по делу.

Как не терять письма? Очень просто не терять - заполняйте все поля грамотно, как описано выше. Пользуйтесь функцией поиска. И не оставляйте письмо как прочитанное, пока вы не сделаете по нему всё, что должны сделать. Пусть висит в непрочитанных, пока ни решите, вопрос.

Никогда не пересылайте вложения другому человеку, не скачав и не просмотрев их! Что угодно может быть, если вы, не посмотрев, перешлёте вложенный файлик. Всегда открывайте файлики, даже если там информация, которая вроде как вас не касается, а вы чисто передаточное звено. Всегда!

Отвечайте на все письма в течение суток. Всё очень быстрое вокруг. Через сутки ваш ответ никому может быть уже не нужен. Через двое - тем более. Если есть какие-то тяжелые, сложные вопросы - они очень быстро консервируются и становятся нерешаемыми, письма тонут под слоями новых писем.

Не заканчивайте переписку по нерешенному вопросу, всегда дожимайте переписку.