Как пользоваться рабочей почтой?
Эта инструкция для облегчения рабочего процесса. Для устранения тонны писем без темы, с несохраненной историей, важные задачи которые отправляют в месседжеры вместо почты, и потому эти задачи, документы и пр. данные теряются.
Аутентификация пользователя (вход в почту)
- Ищем на рабочем столе ярлык "Сервисы ВГТУ" (рисунок 1) либо переходим по ссылке https://mail.cchgeu.ru/.
2. Если вы перешли по ссылке, то вы переходите к 4 шагу (рисунок 3).
3. Если нажали на ярлык "Сервисы ВГТУ", то далее выбираем "Почта ВГТУ" (рисунок 2).
4. Далее вводим имя пользователя (рисунок 3).
5. Вводим пароль, если вы за своим рабочем компьютером, то можете нажать галочку "Запомнить меня", чтобы не вводить каждый раз логин и пароль (рисунок 4).
Правила
1. Переписки в интернете, в почте в том числе - в любой момент может быть, отнесена к нотариусу и иметь юридическую силу, она может использоваться потом при внутренних расследованиях. Поэтому необходимо быть осторожным в своих выражениях!
2. Заполняем письмо снизу вверх.
- Сначала вы прикрепляете свой файл. Свой файл назовите латиницей и сохраните в формате типа .doc или .xls которые у всех железно откроются, отобразятся и смогут быть отредактированы и пересохранены, если надо. Если вы не прикрепите свой файл в первую очередь, вы с 50% вероятностью забудете его прикрепить.
- После вложения вы пишете само письмо и проверяете его за собой.
- Потом вы заполняете тему письма.
- Тему письма пишите, понятно и фактографично. В теме должны быть ключевые слова, по которым легко найти ваше письмо по поиску. А главное — вы, вы сами сможете его найти.
- Тема письма должна обязательно давать понимание: что это? Задача? Форс-мажор, который надо срочно решать? Заявка на оплату? Документы? Оперативное согласование? Согласование в обычном режиме? Но при этом не надо оставлять в разделе Тема одно это слово. Типа: Срочное. Или: Договор. Или: Вопрос. Или: Сотрудничество. Такие темы длинной в одно слово, ничего не значащие. Такие письма теряются в почте на раз и никогда не находятся.
- И только когда вы закачали файл , написали что положено в теле, заполнили раздел Тема, вы вставляете адрес получателя и отправляете.
- Если же вы сначала вставляете адрес получателя, а потом всё остальное, то от вас направо и налево летят обрывочные письма, письма с незавершенной мыслью, письма не с теми людьми в копии, письма без вложений и так далее.
- Если вам надо, чтобы письмо получили несколько человек, вы вставляете главного для вас человека по этому вопросу в Кому, а остальных в Копию.
- Если вам пришло письмо, где в копии несколько адресатов, пользуйтесь кнопкой Ответить всем, потому что когда в копии много людей - непонятно, кто в итоге сделает дело, но лучше держать в копии всех.
- По поводу истории переписки. Запомните : один рабочий вопрос = одна тема тема письма - и в ней идёт вся переписка по этому поводу, все обмены документами.
- Но с другой стороны рабочая почта - это не чат, где можно завести одну тему, одно письмо и писать в этом письме и документы, и медиапланы, и счета, и новости, и фотографии.
- Один рабочий вопрос = одно письмо, и в этом письме все данные по вопросу. Сохраняем всех участников переписки, пользуясь кнопкой Ответить всем, сохраняем историю переписки.
3. Ваши письма, очень часто копируются полностью или частично простым действием Ctrl+C Ctrl +V и пересылаются как команда действия дальше по цепочке. Например, вы описываете какие-то правки к тексту//сайту.
- Пишите по делу, что не нравится и что править. Чтобы человек мог спокойно скопировать и отправить сотруднику - исполнителю на правки.
- Всегда пишите рабочие письма грамотно: новое предложение с большой буквы; абзац с новой строчки; всё с запятыми и точками на конце. С вопросительными знаками, если вы спрашиваете.
4. Никаких WhatsApp,Telegram, Viber и прочего чтобы обмениваться сообщениями по рабочим вопросам, ссылками на Google Документы, Документами.
- Никакого также Skype! Skype для звонков. Все рабочие вопросы, отчёты и статусы по проектам - ТОЛЬКО ПОЧТА!!!!
- Желательно не писать длинные письма. Длинное письмо - первый признак, что вы сами не знаете, чего хотите, что у вас в голове перепутаны все мысли. Лучше писать кратко и по делу.
- Как не терять письма? Очень просто не терять - заполняйте все поля грамотно, как описано выше. Пользуйтесь функцией поиска. И не оставляйте письмо как прочитанное, пока вы не сделаете по нему всё, что должны сделать. Пусть висит в непрочитанных, пока ни решите вопрос.
- Никогда не пересылайте вложения другому человеку, не скачав и не просмотрев их! Что угодно может быть, если вы, не посмотрев, перешлёте вложенный файлик. Всегда открывайте файлики, даже если там информация, которая вроде как вас не касается, а вы чисто передаточное звено. Всегда!
- Отвечайте на все письма в течение суток. Всё очень быстрое вокруг. Через сутки ваш ответ никому может быть уже не нужен. Через двое - тем более. Если есть какие-то тяжелые, сложные вопросы - они очень быстро консервируются и становятся нерешаемыми, письма тонут под слоями новых писем.
- Не заканчивайте переписку по нерешенному вопросу, всегда дожимайте переписку.